Administrasi perkantoran ialah kegiatan yang berhubungan langsung dengan sistem administrasi dalam ruang lingkup di perkantoran. Sistem manajemen dalam sebuah ruang lingkup di perkantoran ini salah satu bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang dibutuhkan guna menunjang bekerjanya suatu kegiatan dengan efektif.
Agar mudah dalam memahaminya, kita harus mengetahui pengertian dari administrasi perkantoran. Ada banyak sekali yang memberikan pendapat dalam mendefinisikan pengertian administrasi perkantoran. Nah, Grameds bisa menyimak penjelasannya dalam artikel ini.
Bagaimana Pengertian Administrasi Perkantoran?
Apa sih pengertian administrasi perkantoran? Administrasi perkantoran merupakan serangkaian aktivitas rutin dalam sebuah organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi guna mencapai tujuan organisasi tersebut dengan sistematik.
Jika dilihat secara etimologi, kata “Administrasi” berasal dari bahasa Latin, yaitu “Ad” yang berarti intensif dan “ministrare” atau yang jika diartikan dalam bahasa Indonesia mempunyai arti membantu, melayani, atau memenuhi. Perlu kita ketahui bersama, pengertian administrasi perperkantoranan dibagi menjadi dua, yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit.
apa saja tugas Administrasi Perkantoran. Tugas Administrasi Perkantoran yang utama adalah melakukan rekapitulasi data, mengelola dokumen, dan menyimpan dokumen secara terstruktur. Dari tugas utama ini kita bisa menurunkan beberapa tugas Administrasi Perkantoran yang mencakup:
1. Berkomunikasi via telepon, baik melakukan atau menerima panggilan telepon
2. Menyiapkan agenda, seperti jadwal pertemuan, sesuai hasil komunikasi yang telah dilakukan
3. Entri atau rekapitulasi data, berupa data konsumen, transaksi dengan klien, dan lain-lain
4. Menyediakan informasi atau data yang lengkap bagi pihak yang memerlukannya agar pekerjaan terlaksana sesuai dengan prosedur, tenggat waktu, dan standar yang telah ditentukan
5. Melakukan verifikasi hingga membuat laporan kegiatan, misalnya produksi dan pengiriman.
Ruang Lingkup Pekerjaan
Photo by Joergelman on Pixabay
Dari berbagai tugas Administrasi Perkantoran di atas, kita bisa memperkirakan apa saja yang harus dikerjakan. Dengan mengetahui cakupan atau ruang lingkup Administrasi Perkantoran, kita bisa mempersiapkan diri mempelajari skills apa saja yang dibutuhkan. Nah, ruang lingkup tugas Administrasi Perkantoran itu mencakup:
1. Kegiatan kantor yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling)
2. Sarana kerja kantor yaitu bangunan/ gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, hingga mesin-mesin yang ada di kantor.
Jurusan Administrasi Perkantoran
Di Jurusan Administrasi Perkantoran kita belajar tentang pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di suatu organisasi (perusahaan atau kantor). Tugas administrasi perkantoran yang kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran misalnya manajemen kearsipan, korespondensi, teknologi informasi, dan masih banyak lagi.
Pengetahuan dan Keahlian
Photo by Vlada Karpovich on Pexels
Segala yang kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran membekali kita dengan kemampuan manajerial, komunikasi, mengelola organisasi, berpikir strategis, bahkan matematika. Mahasiswa Jurusan Adminitrasi Perkantoran belajar mata kuliah Mengetik Elektronik, Stenografi, Praktek Komputer, Praktik Mengetik dan Simulasi Kantor, Manajemen Komplain, dan berbagai mata kuliah Administrasi Perkantoran yang lain.
Siswa Jurusan Administrasi Perkantoran di SMK juga belajar tentang sikap, cara berpakaian, keterampilan berkomunikasi melalui telepon, dan lain-lain. Lulusan SMK Jurusan Administrasi Perkantoran banyak yang kemudian bekerja atau melanjutkan kuliah di Jurusan Administrasi Perkantoran pada Program Vokasi (D3) dan Sarjana (S1).
Prospek Kerja, Profesi dan Karir Lulusan Administrasi perkantoran
Photo by Pixabay on Pexels
Bahkan sejak dari SMK, lulusan Jurusan Administrasi Perkantoran punya prospek cerah di dunia kerja. Banyak tugas Administrasi Perkantoran yang membutuhkan lulusan SMK. Surely, alumni D3 dan S1 Jurusan Administrasi Perkantoran berpeluang meraih prospek kerja yang lebih luas lagi. Dan apa sajakah profesi yang pada umumnya dijalani oleh alumni Jurusan Administrasi Perkantoran?
1. Sekretaris
Tugas Administrasi Perkantoran seorang sekretaris yaitu memfilter informasi seputar bisnis bagi pimpinan, termasuk pula sebagai pihak perekam hingga pengingat berbagai kegiatan pimpinan di perusahaan.
2. Staff Administrasi
Sebagai seorang staff administrasi, tugas Administrasi Perkantoran yang dijalankan mencakup tugas-tugas administrasi kantor yang mendukung operasional perusahaan agar berjalan lancar.
3. Staff Personalia
Payroll, database, presensi, pinjaman, hingga pencatatan cuti karyawan menjadi tugas Administrasi Perkantoran seorang staff personalia.
4. Personal Assistant
Orang-orang penting dengan tingkat kesibukan yang tinggi biasanya membutuhkan bantuan personal assistant. Dengan keterampilannya sebagai alumnus Jurusan Administrasi Perkantoran, seorang personal assistant mampu mengikuti berbagai kegiatan dan membantu segala keperluan atasannya.
5. Public Relations
Karena kecakapannya berkomunikasi, alumni Jurusan Administrasi Perkantoran juga berpeluang kerja di bidang Humas dengan menjembatani antara dunia luar dan perusahaan.
6. Guru SMK
Jika melanjutkan kuliah di Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran, kita punya bekal untuk menjadi guru dan mengajar Administrasi Perkantoran di SMK.
0 Comments